7 tips voor een succesvolle vergadering
De sleutel tot een succesvolle vergadering zit hem vaak in de voorbereiding. Een vergadering houden kan namelijk een hele uitdaging zijn. Een belangrijke vraag die u zich vooraf kunt stellen: is deze vergadering écht nodig? Vergaderingen kunnen demotiverend en tijdrovend zijn. Wat is de kunst van vergaderen? Wij geven u 7 tips die de kans op een succesvolle vergadering een stuk groter maken.
1. Een duidelijk doel
Zorg ruim van tevoren dat de juiste mensen voor de vergadering zijn uitgenodigd. Beschrijf in de uitnodiging waar de vergadering over gaat en maak een agenda. Op deze manier kunnen de deelnemers zich voorbereiden en komt niemand voor verrassingen te staan.
2. Kies de juiste voorzitter als leider
De voorzitter van een vergadering moet stevig in zijn of haar schoenen staan, de voorzitter is namelijk de leider. Een voorzitter zorgt voor sturing in de vergadering. Hij of zij zorgt ervoor dat er niet wordt afgeweken van het hoofddoel, bewaakt de eindtijd, let op wie het woord wil door verbale en non-verbale communicatie te herkennen en geeft de conclusie van de vergadering weer.
3. Denk aan de tijd
Tijd is kostbaar en vaak is de zin in een vergadering ver te zoeken, dus zorg ervoor dat uw medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Begin op tijd aan de vergadering, hang er een maximale duur aan en houd je aan de eindtijd. Met een eindtijd kunnen de aanwezigen hun energie verdelen over de duur van de vergadering.
4. Moedig discussies aan
Discussies leiden vaak tot nieuwe ideeën en dragen bij aan creativiteit. Daarnaast zorgen groepsgesprekken ervoor dat medewerkers hun kennis willen delen of eventuele problemen willen aandragen. Ontstaan er te felle discussies dan is het aan de voorzitter om in te grijpen. Het parkeren van een agendapunt dat veel discussie oproept en deze verplaatsen naar een volgende vergadering kan hierbij helpen.
5. Wie maakt de notulen
Zorg ervoor dat bekend is wie de notulen maakt voordat de vergadering begint. De notulen moeten kort en bondig samenvatten wat er besproken is, daarnaast worden actiepunten genoteerd met een duidelijke verantwoordelijke en een datum waarop het actiepunt gereed moet zijn.
6. Zorg voor een frisse ruimte
Vergaderingen vragen de volle aandacht van alle aanwezigen. Voorkom dat de vergadering in een muffe, niet-inspirerende en te kleine ruimte wordt gehouden. Zet een raam open, zorg voor veel licht, geef de deelnemers voldoende ruimte of ga eens staand vergaderen. U kunt er ook voor kiezen om uw vergaderingen op een andere locatie te plannen in een vergaderruimte die voor iedereen centraal ligt en voorzien is van alle nodige gemakken.
7. Las een pauze in
Een pauze is niet altijd nodig, maar mocht de vergadering langer dan 1,5 uur duren dan is het wel aan te raden. Om ervoor te zorgen dat de deelnemers actief en gefocust blijven, last u een pauze in. Op deze manier kunnen de deelnemers zich even ontspannen en hun gedachten op iets anders richten. Denk ook aan catering met goede koffie en iets lekkers of gezonde broodjes, even naar buiten of leuke filmpjes kijken op een beamer.
Extra tip: ga eens buiten de deur vergaderen!
Bij FFFLEX huurt u frisse, moderne vergaderruimtes voorzien van alle vergaderfaciliteiten en de benodigde vergaderapparatuur. Een aantal voordelen van vergaderen in een FFFLEX-ruimte: vergaderlocaties op goed bereikbare en centraal gelegen plekken in Schiphol-Rijk en Barneveld, genoeg parkeerplekken voor de deur, goed bereikbaar met OV en flexibel te huren per dagdeel.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van buiten de deur vergaderen bij FFFLEX? Neem dan gerust contact met ons op en wij vertellen u graag meer!
