Hoe maakt u vergaderingen effectiever?
U opent uw agenda en ziet het meteen staan: vergadering op maandagochtend, dinsdagmiddag, woensdag snel tussendoor en donderdag einde dag. Vergaderen hoort er nou eenmaal bij; lang bij elkaar zitten en praten, discussiëren en meningen uitwisselen. Maar hoe maak je die eindeloze vergadering effectiever?
Effectief vergaderen op flexplekken
Een vergadering vergt veel inspanning van uw werknemers. Met inspanning bedoelen we; voorbereiding, proactief zijn, concentratie, goed kunnen luisteren en vooral veel informatie opnemen. Een tip van effectief vergaderen is om dit buiten de deur te doen. Even weg van kantoor, dagelijkse dingen loslaten en vergaderen in een andere omgeving leidt vaak tot veel nieuwe inzichten. Bij FFFLEX kunt u voor een aantal uur een vergaderruimte huren. Onze vergaderruimtes (in Schiphol-Rijk en Barneveld) hebben een goede bereikbaarheid met de auto en openbaar vervoer, genoeg parkeermogelijkheden en zijn voorzien van allerlei apparatuur zoals laptops en een beamer.
Duur van een vergadering
Voorkom een vergaderdip en plan het juiste tijdstip. De ideale duur van een vergadering is twee uur. Uiteraard willen u en uw medewerkers het maximale bereiken tijdens een redelijk korte, snelle en effectieve vergadering. Bereidt de deelnemers van de vergadering voor op de punten die worden besproken, zo kunnen ze zich voorbereiden en eventuele punten of vragen noteren. Van een goed voorbereide vergadering wordt niemand moe. Hiervoor geldt de vuistregel: besteedt 50% van de tijd die een vergadering gaat duren aan de voorbereiding. Ook zien werknemers het liefst een natuurlijke eindtijd van een vergadering, veel mensen willen na een paar uur vergaderen gaan lunchen of naar huis. Een definitieve eindtijd zorgt ervoor dat vergaderingen niet eindeloos duren.
(W)elke dag vergaderdag?
Uit onderzoek blijkt dat dinsdagmiddag rond 15:00 uur de beste vergadertijd is. Waarom? Simpelweg omdat op dinsdagmiddag vaak de meeste mensen beschikbaar zijn. Daarentegen is het slechtste vergadermoment aan het begin van een werkdag. Het is belangrijk uw werknemers de tijd te gunnen om zich voor te bereiden en vaak willen ze ’s ochtends ook hun mail bijwerken of eerst een kop koffie drinken. Wilt u met uw team buiten de deur vergaderen? Dan maakt het tijdstip niet veel uit, omdat uw werknemers geen afleiding hebben van buitenaf, zoals telefoontjes die doorgestuurd worden, inkomende mails en rumoer op de gang.
Stel prioriteiten
Niemand zit te wachten op verloren tijd tijdens een eindeloze, nietszeggende vergadering waarvan de inhoud achteraf ook via één mail gecommuniceerd kon worden. Het is belangrijk dat er tijdens een vergadering concrete punten worden besproken die prioriteit hebben en dat uw personeel na afloop denkt: hier hadden we wat aan! De concentratie van de deelnemers ligt tijdens een vergadering buiten de deur vaak hoger. Wanneer u een locatie buiten kantoor met een groep bezoekt, is het streven naar resultaten hoger. Het geeft prioriteit en lading aan de vergadering.
Efficiënt vergaderen bij FFFLEX
Zoekt u een vergaderplek buiten uw eigen kantoorpand? Met onze grote en kleine flexibele vergaderruimtes, voorzien van alle nodige vergaderfaciliteiten, kunt u bij ons terecht voor elk soort vergadering al vanaf twee personen. Meer informatie over flexibel vergaderen? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. FFFLEX helpt u graag met al uw vragen.
