Welke vergaderfaciliteiten zijn essentieel?
Nummer 1 tip voor een succesvolle vergadering: de juiste vergaderfaciliteiten. U moet er toch niet aan denken dat wanneer u een vergadering organiseert de beamer het niet doet, er niet genoeg stoelen zijn of geluidsoverlast van buitenaf? Een vergadering met de nodige vergaderfaciliteiten kunt u op uw eigen kantoor organiseren, maar u kunt ook (eenmalig) een vergaderruimte huren. Eén ding is dan zeker: de vergaderfaciliteiten zijn op en in orde.
1. Beamer en/of projectiescherm
Om je vergaderonderwerpen visueel te maken, is een beamer of projectiescherm de ideale uitkomst. Vergaderingen kunnen al snel taai zijn, dus maak zeker gebruik van deze faciliteit om de vergadering levendig te maken. Voor extra focus tijdens de vergadering kunt u ook werken met audioapparatuur. Zo worden niet alleen de ogen geprikkeld, maar ook de oren.
2. Supersnelle WIFI
Een grotere misloper dan geen internet tijdens een vergadering is er niet. Wil je tijdens de vergadering iets laten zien, een filmpje op YouTube of een website, dan is supersnelle WIFI essentieel. Van langzaam werkende WIFI wordt niemand gelukkig en al helemaal niet tijdens een vergadering. Snel internet zorgt er ook voor dat mensen gefocust blijven.
Eerder hebben we een blog geschreven over 7 tips voor een succesvolle vergadering.
3. Genoeg comfortabele stoelen
Niets is lulliger dan wanneer er deelnemers van de vergadering moeten staan, omdat er niet genoeg stoelen zijn. Zorg er altijd voor dat iedereen kan zitten. Daarbij, afhankelijk van de duur en intensiviteit van de vergadering, zit niemand graag op een hard, houten stoel. Kies voor comfortabele stoelen en tafels waar mensen het lang op/aan vol kunnen houden, zonder last te krijgen van hun billen of rug.
4. Flipover en/of whiteboard
Structuur tijdens een vergadering is een gouden tip. Breng structuur aan de vergadering met een whiteboard of (digitale) flipover, hierop kunt u belangrijke aantekeningen maken. Dit is een essentiële faciliteit bij bijvoorbeeld een scrumsessie. Deze faciliteiten zijn ook handig om het programma van de vergadering op te vermelden en is dit naast de beamer altijd in het zicht.
5. Schrijfmateriaal
Ondanks dat notities steeds vaker digitaal gemaakt worden, blijft het niet onnodig om gewoon pen en papier bij de hand te hebben. De laptop, telefoon of tablet zorgt vaak ook voor afleiding. Daarbij kunnen deze apparaten zonder apparatuur komen te zitten.
6. Eten en drinken
Wie intensief vergadert, moet nadenken en zich moet focussen, krijgt honger en dorst. Voldoende eten en drinken zorgen voor een betere focus en concentratie bij de deelnemers. Las daarom tijdig een pauze in en voorzie de deelnemers van onbeperkt drinken en voldoende eten.
Benieuwd naar hoe u de vergadering efficiënter maakt? Dat leest u in onze blog ‘Hoe maakt u vergaderingen effectiever?‘
Vergaderen bij FFFLEX met de juiste vergaderfaciliteiten
Bent u op zoek naar een vergaderlocatie waar het aan essentiële vergaderfaciliteiten niet ontbreekt? Zoekt u een vergaderplek buiten uw eigen kantoorpand? Met onze grote en kleine flexibele vergaderruimtes, voorzien van alle nodige vergaderfaciliteiten, kunt u bij ons terecht voor elk soort vergadering al vanaf twee personen. Meer informatie over flexibel vergaderen? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. FFFLEX helpt u graag met al uw vragen.
