Voorkom veelgemaakte fouten bij het huren van werkruimte
Wilt u werkruimte gaan huren voor u alleen of voor uw medewerkers? Dan is voorbereiding essentieel. Bereidt u zich niet goed voor, dan liggen veelgemaakte fouten op de loer. Is de ruimte groot genoeg? Hoe zit het met opschaling en het opzeggen van het huurcontract? Wat zijn de tarieven en wat is er allemaal inclusief en exclusief? Dit zijn een aantal vragen die u zichzelf vooraf moet stellen, voordat u een huurcontract tekent. Om u te helpen, geven wij u 6 tips waar u op moet letten bij het huren van werkruimte.
1. Schat de ruimte die u nodig heeft goed in
Het begint allemaal bij uw eigen wensen; hoeveel ruimte heeft u nodig? Hoeveel werkplekken moeten er beschikbaar zijn en hoeveel m2 heb ik nodig om dat te realiseren? Breng als eerst de ruimtelijke behoefte in kaart, op deze manier komt u er achter hoeveel ruimte u écht nodig heeft.
Een werkruimte wordt over het algemeen vooral praktisch ingericht. U of uw werknemers moeten aan het werk kunnen. Huurders schatten de benodigde ruimte vaak te hoog in en gaan dan op zoek naar een grotere ruimte dan ze daadwerkelijk nodig hebben. Dat is natuurlijk niet heel erg, maar wel zonde van het geld. Andersom kan natuurlijk ook. Dat huurders de gewenste m2 te laag inschatten of kiezen voor een ruimte die niet heel praktisch in te richten is. Dan komt u al gauw in de knel met al uw kantoormeubilair. Er moeten bureaus in komen te staan, hoe groot zijn deze en wilt u er ook een vergadertafel kwijt en kasten en wat voor apparatuur heeft u nodig? Houd daarbij ook rekening met voldoende loopruimte.
2. Stem de ruimte af op uw toekomstige bedrijfsvoering
Naast de praktische ruimte, is het ook belangrijk om te weten wat de verwachtingen zijn van de groeiontwikkeling van de organisatie. Heeft u nu voldoende aan een werkruimte voor vijf werknemers, is dit over een paar jaar nog steeds? Groeit het bedrijf hard in werknemers of is het plan om de komende jaren te krimpen? Is dit voor uw organisatie nog vrij onduidelijk? Dan doet u er verstandig aan om een flexibel huurcontract af te sluiten. Zorg ervoor dat flexibiliteit in uitbreidingsopties, maar ook krimpscenario’s en tussentijdse opzegmogelijkheden in het contract staan. Flexibiliteit heeft hier zeker zijn waarde.
3. Wees u bewust van de exit strategie
Bij het afsluiten van een huurcontract staat u misschien niet meteen stil bij het opzeggen ervan, toch is het belangrijk om daar goede afspraken over te maken. Wat als de business slecht gaat en huren eigenlijk geen optie meer is? Kunt u het contract te allen tijde opzeggen? Wat is de opzegtermijn? Hoe is het geregeld met het opleveren of herstellen van de werkruimte als u het contract beëindigd? Allerlei punten die maar beter helder in het contract kunnen zijn opgenomen, om bij het beëindigen niet voor vervelende verrassingen te komen staan.
4. Zorg voor een werkruimte die goed voelt
De kwaliteit van een kantoorruimte kan een aanzienlijk effect hebben op bijvoorbeeld het verlies van concentratievermogen, productiviteit en het ziekteverzuim. Kijk bij het huren van werkruimte verder dan alleen de ruimte zelf. De werkruimte moet niet alleen functioneel en praktisch zijn, maar het moet voor iedereen goed voelen. Een prettige werkplek voor u en uw medewerkers met voldoende ventilatie mogelijkheden, climatecontrol of airconditioning en voldoende daglicht. U en eventueel uw medewerkers zitten tenslotte een groot deel van de week op kantoor. Zonder een goed doordacht lijstje met eisen, is een goede beoordeling van potentiële werkruimte onmogelijk. Kunt u de werkruimte zelf inrichten of wordt de ruimte verhuurd met voor u al gekozen meubels? Is het mogelijk om de werkruimte op maat te huren, zodat u van uw nieuwe werkplek helemaal uw eigen werkplek kunt maken? Allemaal zaken die kunnen bijdragen aan een prettige werkplek voor iedereen.
5. Vergeet de praktische zaken niet
Deze tip draagt zeker bij aan een werkruimte die goed moet voelen. Praktische zaken lijken na de ruimte, de huurprijs en het type contract niet zo belangrijk, maar uzelf en uw personeel hebben hier dagelijks mee te maken. Is het kantoorpand goed te bereiken met het openbaar vervoer en de auto? Hoe is het geregeld met parkeerplaatsen? Is de receptie altijd bemand? Hoe is het pand beveiligd? Kan ik mijn klanten ontvangen? Zijn er vergaderruimtes te huur? Is er een voorziening voor koffie en thee? Is er een restaurant in het gebouw of kan ik in de buurt lunchen? Wie huren er nog meer ruimte in het pand? Wat zijn de openingstijden van het pand? Als praktische zaken niet goed geregeld zijn, kan dit op den duur voor ergernis zorgen bij uw werknemers en klanten.
6. Lees de kleine lettertjes
Bij het huren van werkruimte hoort ook veel papierwerk. Doorgrond voordat u het huurcontract tekent de documenten goed. Een veelvoorkomende fout die huurders maken, is dat ze onvoldoende bewust zijn van wat ze ondertekenen. Staan alle punten er volledig in die u besproken heeft? Zijn alle eisen genoteerd? Mist u punten in het contract? Ook al is het een klein aandachtspuntje, zorg ervoor dat dat ook in het contract staat. Ziet u door de bomen het bos niet meer? Neem iemand in de arm die hier verstand van heeft. Hij of zij ziet vrij snel als er iets ongewoons in het contract staat.
Huur goed voorbereid uw werkruimte!
Bent u goed voorbereid? De veelgemaakte fouten in dit artikel zult u in elk geval niet maken! Blijf goed opletten, informeer, vergelijk en begin op tijd als u een werkruimte wilt huren. Bij FFFLEX verhuren we werkruimtes met een flexibel huurcontract. We bieden werkruimtes aan op goed bereikbare locaties, zowel met het openbaar vervoer als met de auto in Schiphol-Rijk en Barneveld. Onze locaties beschikken over voldoende parkeerplekken voor de deur. Richt u uw eigen werkruimte graag helemaal naar uw wens in? Wij regelen het voor u. Heeft u vragen of kunnen wij u vrijblijvend rondleiden? Neem contact met ons op en wij helpen u verder.
